חשבונית מס מתעדת עסקה החייבת במע״מ ומפרטת את מחיר העסקה, סכום המע״מ והסכום הכולל. עוסק מורשה רשאי להוציא חשבונית מס בהתאם לכללי הדין; עוסק פטור אינו מוציא חשבונית מס, אלא מסמכים המתאימים למעמדו. עבור לקוח שהוא עוסק, חשבונית תקינה עשויה לשמש בסיס לניכוי מס תשומות, אם ההוצאה קשורה לעסק ואם מתקיימים התנאים הקבועים בדין.
אילו פרטים בודקים?
יש לוודא שפרטי הספק והלקוח נכונים, לרבות שם, מספר עוסק וכתובת לפי הנדרש; שהמסמך נושא מספר סידורי ותאריך; שתיאור העסקה ברור; ושסכומי העסקה, המע״מ והסך הכול תואמים. בעסקאות שבהן נדרש מספר הקצאה, יש לוודא שגם הוא מופיע ומאומת. טעות בפרטי הלקוח או בסכומים אינה עניין קוסמטי בלבד ועלולה למנוע קליטה נכונה.
חשבונית וקבלה אינן אותו דבר
חשבונית עוסקת בחיוב ובדיווח על העסקה, ואילו קבלה מעידה על קבלת תשלום. לעיתים תוכנה מפיקה מסמך משולב „חשבונית מס/קבלה” כאשר החיוב והתשלום מתרחשים יחד. מועד הוצאת המסמך תלוי באופי העסקה, בשיטת הדיווח ובהוראות החלות על העסק. לכן אין לאמץ כלל אחיד לכל עסק בלי לבדוק את סוג הפעילות.
מה עושים כשיש טעות?
לא מוחקים מסמך שכבר הופק ולא משנים קובץ באופן ידני. מתקנים באמצעות המסמכים שהמערכת והדין מאפשרים, כגון חשבונית זיכוי או מסמך מתקן, תוך שמירת רצף ותיעוד. גם חשבונית מספק דורשת בדיקה לפני רישום ותשלום: האם הספק מוכר, האם השירות התקבל, האם פרטי החשבונית תואמים והאם אמצעי התשלום מתועד.
שגרת עבודה טובה כוללת הפקה מתוכנה תקינה, גיבוי, התאמה בין חשבוניות לתשלומים והעברת המסמכים לרואה החשבון בזמן. כך ניתן לזהות כפילויות, חוסרים או מסמכים חריגים לפני מועד הדיווח.